RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN RAPAT POLITEKNIK NEGERI SAMBAS BERBASIS WEB

Abstrak

Saat ini, pelaksanaan rapat di Politeknik Negeri Sambas, baik di tingkat program studi, jurusan, maupun manajemen, masih menggunakan aplikasi WhatsApp. Proses administrasi surat, termasuk pemberian nomor surat, distribusi undangan, dan pengelolaan peserta rapat, belum tertata dengan rapi. Selain itu, notulensi dan dokumentasi hasil rapat dilakukan secara manual dan belum terintegrasi dalam sistem. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pencarian hasil rapat, yang biasanya tersebar di berbagai jurusan dan prodi, tidak tersimpan dalam satu pusat data. Selain itu, ada risiko notulensi yang hilang atau rusak, yang berdampak negatif terhadap target dan evaluasi hasil rapat. Rapat yang bersifat terbatas untuk pimpinan juga rentan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Aplikasi ini bertujuan untuk mengatasi masalah pendataan rapat yang masih dilakukan secara manual, sehingga menyulitkan akses informasi saat diperlukan, seperti untuk kegiatan akreditasi institusi. Dengan adanya aplikasi, proses pendataan dan dokumentasi akan terintegrasi, memudahkan pencarian dan pengelolaan data rapat. Selain itu, aplikasi ini akan menjaga kerahasiaan hasil rapat, dengan akses yang hanya diberikan kepada peserta rapat saja. Dengan demikian, informasi yang sensitif akan lebih aman dan terjaga. Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan metode Waterfall, yang terdiri dari langkah-langkah analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Setiap tahap akan dilakukan secara berurutan untuk memastikan sistem yang dibangun memenuhi kebutuhan pengguna. Luaran penelitian ini adalah sistem yang dapat diuji dan didemonstrasikan, serta memenuhi Tingkat Kesiapan Teknologi (TKT) 8, yang menunjukkan bahwa sistem sudah siap untuk diterapkan secara nyata.