RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN RAPAT POLITEKNIK NEGERI SAMBAS BERBASIS WEB

Abstract

Pelaksanaan rapat di Politeknik Negeri Sambas baik di tingkat program studi, jurusan, maupun manajemen masih bergantung pada aplikasi WhatsApp, yang menyebabkan proses administrasi surat (distribusi undangan, dan pengelolaan peserta) belum terintegrasi dengan baik. Notulensi dan dokumentasi hasil rapat yang dilakukan secara manual juga berisiko hilang, rusak, atau sulit diakses, terutama untuk keperluan akreditasi institusi. Selain itu, rapat terbatas rentan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan, mengancam kerahasiaan informasi. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dikembangkan aplikasi manajemen rapat berbasis sistem terintegrasi. Hasil pengujian usabilitas menunjukkan bahwa fitur-fitur utama, seperti pembuatan rapat baru, pengiriman undangan, pengunggahan notulensi, pencarian data rapat, dan tampilan aplikasi memiliki tingkat keberhasilan dengan rata-rata skor kepuasan pengguna sebesar 4.1 dari skala 5. Pengujian melibatkan staf prodi dan membuktikan bahwa sistem mampu mengurangi risiko kehilangan notulensi serta meningkatkan efisiensi administrasi. Metode pengembangan menggunakan Waterfall, meliputi analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Aplikasi ini telah mencapai Tingkat Kesiapan Teknologi (TKT) 8, siap diterapkan secara nyata, dan menjamin kerahasiaan informasi sensitif melalui mekanisme akses terbatas. Dengan demikian, sistem tidak hanya memudahkan pencarian dan pengelolaan data rapat, tetapi juga mendukung pencapaian target institusi secara lebih efektif dan aman.

Kata Kunci: Aplikasi Web, Pendataan Rapat, Notulensi, Metode Waterfall, Kerahasiaan Data